GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS

O GED gerencia todos os documentos da sua empresa. Digitalize, indexe, organize, controle e rapidamente localize os documentos a qualquer hora que precisar.

Principais Funcionalidades

  1. Possibilita o gerenciamento dos processos de elaboração, revisão e aprovação de documentos, com controle de alterações e de versão.
  2. Possui módulo desktop com suporte a captura, indexação, ocr, assinatura digital e publicação de documentos para o portal web.
  3. Controla o armazenamento das versões dos documentos sem impor limites para a quantidade de versões armazenadas.
  4. Permite a visualização de documentos com extensão CAD, TIFF, PDF, JPG, PNG, GIF, TXT e arquivos do Microsoft Office no próprio ambiente do sistema, sem a necessidade de software de terceiros.
  5. Possui recurso de check‐in/check‐out de documentos.
  6. Possibilita a notificação automática (via mensagem em tela e/ou correio eletrônico) aos usuários interessados sobre tarefas pendentes, inclusão de novo documento ou alteração de versão.
  7. Disponibiliza o controle de revalidação periódica dos documentos com base em um período pré‐determinado, com alerta de pendência aos usuários responsáveis pela ação e registros da mesma.
  8. Possibilita o controle de modelos de documentos pré‐definidos de acordo com a categoria dos mesmos, para padronização dos documentos elaborados.
  9. Permite a definição, edição e acompanhamento de fluxos de Workflow por tipo de documento.
  10. Possui mecanismo de segurança para restrição de operações de visualização, impressão, cópia e edição de documentos. Este controle é por tipo de documento, mas permite também controlar permissão sobre cada documento individualmente.
  11. Disponibiliza o uso de marca d'água configurável para identificação de cópias controladas e impressão de documentos, tanto para arquivos eletrônicos no formato MS Office quanto para arquivos PDF de documentos digitalizados.
  12. Possibilita a emissão automática de recibos de cópias controladas, contendo a numeração automática da cópia por versão de documento, bem como alerta a existência dessas cópias quando entrarem em "status” de obsoletas.
  13. Permite o gerenciamento da documentação eletrônica e física da companhia, com indicação de localização de cada documento físico.
  14. Possibilita o controle de acesso aos documentos por diversos níveis – ambiente multiusuário e multi‐departamental (acesso público, acesso pessoal etc.), com definição de permissões de leitura, inserção, edição, exclusão e aprovação de documentos.
  15. Possui mecanismo de definição de matriz de responsabilidades por tipo de Documento.
  16. Possui mecanismo de gerenciamento do prazo de validade dos documentos, alertando as pessoas responsáveis quando do término da validade dos mesmos.
  17. Permite a padronização da nomenclatura e gerar a numeração seqüencial dos documentos de forma automática.
  18. Possibilita a classificação de documentos por categorias, permitindo níveis hierárquicos ilimitados de subcategorias.
  19. Permite a definição de relacionamento entre documentos, permitindo a visualização de todos os documentos inter‐relacionados.
  20. Possibilita consulta instantânea aos documentos por diversos critérios, palavras chaves, campos preenchidos via OCR ou qualquer outra informação constante no cadastro do documento.
  21. Possui mecanismo de busca pelo conteúdo do documento.
  22. Permite que os documentos armazenados no sistema possam ser gravados no banco de dados da solução.
  23. Possibilita o controle de temporalidade para registros eletrônicos e físicos.
  24. Permite o arquivamento departamental de originais físicos como ofícios, portarias, contratos, etc., controlando seu endereçamento e local de arquivamento, por categoria de documentos, permitindo o gerenciamento de bibliotecas com controle de empréstimos/devoluções.
  25. Possibilita a impressão de etiquetas de identificação para documentos, pastas e locais de arquivamento.
  26. Disponibiliza a impressão de etiquetas com código de barras para identificação dos documentos e facilidade no cadastro e consulta.
  27. Possibilita a geração de Guia de Transferência, relacionando todos os documentos com temporalidade vencida em um período, para movimentação de documentos entre locais distintos de guarda arquivística



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